Fattura elettronica B2B – Un mese dopo

      1 commento su Fattura elettronica B2B – Un mese dopo

E’ ormai passato quasi un mese dall’inizio dell’anno, data che ha segnato una sorta di passaggio “epocale” dal vecchio modo di fatturare alle novità introdotte dal D.Lgs 127/2015, rendendo possibile l’invio tramite Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate delle fatture elettroniche anche a soggetti non facenti parte della pubblica amministrazione (il cui obbligo vigeva ormai da un paio di anni).

Questo articolo vuole essere una piccola guida per districarsi e muovere i primi passi nel mondo della fatturazione elettronica, che ora più che mai è davvero a portata di tutti.

Prima di tutto, cos’è una fattura elettronica? Anche se il nome può ingannare una fattura elettronica non è semplicemente una fattura salvata in formato PDF e inviata per mail ad un nostro cliente. Certo quello può considerarsi un documento elettronico, ma nella definizione che interessa a noi la fattura elettronica perchè si possa considerare tale deve essere un documento elettronico:

  • In formato XML secondo il tracciato definito da Sogei e disponibile sul sito fatturapa.gov.it
  • Immutabile e non modificabile nel tempo, cosa che si risolve apponendoci una firma digitale o sigillo elettronico;
  • transitare attraverso il Sistema di Interscambio, una sorta di “postino” virtuale che prende in carico la nostra fattura che abbiamo emesso e la consegna al destinatario, andando a leggere il codice ufficio, in caso di Pubbliche Amministrazioni, o la PEC o codice destinatario in casi di soggetti privati (B2B).

Se sono un fornitore della PA sicuramente nel corso dell’ultimo anno avrò imparato a conoscere ed emettere questo tipo di fattura. Diversamente la cosa potrà apparirmi nuova, e quindi da dove posso iniziare se voglio emettere le mie fatture in questa modalità? Una doverosa segnalazione è che l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione a questo indirizzo uno strumento online totalmente gratuito per la creazione, la spedizione e la conservazione delle fatture elettroniche, sia nei confronti della PA che nel caso di B2B.

Per accedere è necessario avere un account Fisconline (o entratel), che si può ottenere a questo indirizzo compilando i campi richiesti e si riceverà a casa una busta con la seconda parte del PIN necessario per il login.

login fatture elettroniche

Pagina di login al servizio di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate

una volta effettuato il login con le credenziali fisconline ci troviamo nella pagina dei servizi disponibili. Subito si nota sulla destra la possibilità di esercitare le opzioni per l’adesione al Dlgs 127/2015 sia per la trasmissione elettronica dei dati delle fatture che dei corrispettivi. E’ possibile utilizzare il servizio di generazione, invio e conservazione delle fatture elettroniche anche se non si aderisce alle opzioni, ma non avremo i benefici che questa comporta. In particolare anche se emetto e ricevo fatture elettroniche, dovrò comunque poi andare a comunicare i dati tramite il nuovo “spesometro” come da DL 193/2016.

desktop-fattura

Andando ad esercitare l’opzione ci troveremo di fronte a questa pagina:

schermata-opzioni

Dove l’Agenzia ci ricorda quali sono gli obblighi, benefici e durata dell’opzione, che è vincolante per 5 anni. Inoltre è possibile scegliere di esercitare l’opzione anche per l’esercizio già in corso. Questa possibilità è prevista solamente entro il 31 marzo 2017, oltre tale data l’opzione verrà esercitata per il quinquennio 01.01.2018 – 31.12.2022.

A questo punto, una volta esercitata l’opzione, siamo pronti per iniziare ad emettere e ricevere fatture elettroniche godendo di tutti i benefici che il Dlgs 127/2015 ci offre.

Nella sezione dedicata alla fatturazione è possibile generare fatture direttamente da pagina web, scegliendo in primo luogo se si tratta di una fattura ordinaria, semplificata o verso la PA. La procedura guidata ci porta verso la compilazione della nostra fattura, chiedendoci di indicare i dati del nostro cliente, e anche il codice identificativo. In caso il nostro cliente non abbia un codice identificativo, e possibile inserire nel campo il valore 000000, così facendo il sistema ci darà la possibilità di inserire l’indirizzo PEC del nostro cliente al quale il Sistema di Interscambio inoltrerà la fattura.

Proseguendo nella compilazione sarà possibile inserire in modo abbastanza guidato tutti i dati necessari per la creazione della fattura. Il sistema ci indicherà quali campi sono obbligatori e quali facoltativi. Ultimato l’inserimento dei dati si arriva ad una schermata di riepilogo che oltre a farci rivedere tutti i dati della fattura ci evidenzia diverse opzioni:menu riepilogo

Sarà possibile infatti scaricare il file xml non firmato, visualizzarlo in pdf, controllarlo. In questo controllo il sistema verifica solamente che il formato del file xml sia corretto e che tutti i campi obbligatori siano stati compilati, non esegue altri controlli sulla correttezza dei calcoli o numero e data della fattura. Questo rappresenta uno dei limiti dello strumento messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, sicuramente software o applicazioni web dedicate a questo servizio offrono utility migliori soprattutto in fase di controllo.

Dopo aver controllato che il file non presenta errori si “accende” anche il tasto sigillo che permette di applicare un sigillo elettronico da parte dell’AdE sulla nostra fattura, rendendola immodificabile, ed in quel momento il sistema ci farà anche scaricare il file fattura xml sigillato.

Fatto questo non ci resta che premere Invio per inviare la fattura al Sistema di Interscambio, ed eventualmente inviare la fattura anche al sistema di conservazione dell’AdE.

Un secondo limite di questo strumento è che una volta inviata la fattura non ci sarà modo di visualizzarla o scaricarla dal sito, il sistema terrà traccia solamente delle ricevute relative alla fattura. Nel momento in cui avremo bisogno del file fattura dovremo fare specifica richiesta di esibizione, cosa possibile solo se prima la fattura è stata mandata in conservazione. E’ consigliabile per praticità affidarsi anche ad un servizio terzo di conservazione in modo che le fatture e ricevute siano sempre disponibili online anche solamente per la nostra semplice consultazione.

Quella illustrata precedentemente è una semplice piccola guida che spiega brevemente come utilizzare lo strumento di fatturazione elettronica messo a disposizione dall’AdE. Tuttavia per cogliere i veri vantaggi che la fatturazione elettronica offre non dobbiamo limitarci alla creazione del file xml e gestirne l’invio. Se fino a ieri emettevo le fatture scrivendole a mano su un blocchetto comprato in cartoleria e adesso utilizzo un software che mi genera l’xml ho solamente cambiato lo strumento con cui creo le mie fatture, ma non ho portato una vera e propria innovazione o miglioria nella gestione del mio ciclo attivo o passivo di fatture.

Il vero vantaggio che dobbiamo essere in grado di cogliere è che siamo di fronte ad uno standard di fatturazione uguale per tutti, saperlo sfruttare mi consentirà di portare automatismi in fase di generazione delle fatture che emette ma anche di registrazione del ciclo passivo. Basti pensare ad esempio che se tutti i miei fornitori mi emettessero fatture elettroniche, il tempo per la registrazione e quindi di puro data entry si ridurrebbe pressoché a 0. Avrò un canale certo di invio e di ricezione dove queste fatture verranno canalizzate senza dover gestire flussi cartacei, email, fax, ecc…

In questa ottica il software di fatturazione elettronica sarà solamente uno strumento che mi permetterà di gestire dei file, però va trattato come tale. Non dobbiamo fare l’errore di credere che se abbiamo il software abbiamo tutto. Abbiamo una parte delle componenti per gestire il processo, ma il vero punto di svolta sarà come riusciremo noi ad integrare i processi di fatturazione elettronica nella nostra azienda o nel nostro studio.

One thought on “Fattura elettronica B2B – Un mese dopo

  1. Giulia Platini

    Un articolo chiaro, sintetico e completo su un argomento di attualità che risulta oscuro ai non addetti ai lavori.
    Grazie allo Studio Barberi, come sempre per la puntualità e la precisione delle informazioni.

    Reply

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *