Uno degli argomenti di maggiore discussione che da qui a fine anno professionisti ed imprese si troveranno ad affrontare sarà sicuramente quello della fattura elettronica. Sulla stampa specializzata si trovano articoli e manuali di tutti i tipi, quello che voglio provare a fare con questo breve articolo è invece cercare di rispondere a quelle che sono state le domande più comuni che mi sono state fatte in merito di fattura elettronica, nel modo più pratico ed operativo possibile.
D: Come faccio a fare le fatture elettroniche? Devo cambiare il mio software?
R: cominciamo a dire che l’emissione della fattura elettronica si compone in 2 fasi: la prima è quella di creazione della fattura nel formato XML secondo le specifiche tecniche ministeriali (DM 55/2013), la seconda fase è quella dell’invio del file xml all’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio. Quasi tutti i principali software sono in grado ad oggi di generare il file xml della efattura, inoltre la maggior parte di loro prevede anche la possibilità di inviare il file generato direttamente al Sistema di Interscambio, rendendo tutto il processo assolutamente automatico per l’utente. In alternativa è possibile generare l’xml della fattura con il proprio software ed inviare il file attraverso Posta Certificata (PEC), metodo che io sconsiglio in quanto macchinoso e scomodo, oppure attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate (richiede un account fisconline, una CNS o un account SPID), o un altro portale di servizi di invio e ricezione fatture di soggetti terzi.
D: I fornitori cominciano a chiedermi il codice destinatario, cos’è e come faccio ad ottenerlo?
R: Il codice destinatario è un codice alfanumerico che identifica il luogo di ricezione delle fatture elettroniche (attenzione non identifica il soggetto, per quello c’è il codice fiscale, ma soltanto il luogo dove viene consegnata la fattura). E’ un campo obbligatorio da inserire in tutte le fatture elettroniche e permette al Sistema di Interscambio di consegnare la fattura al destinatario, dopo che questa ha superato tutti i controlli. Per ottenerlo ci sono 2 modi: l’accreditamento diretto del canale di ricezione all’Agenzia delle Entrate, cosa che può risultare un tantino complicata per chi non è nel settore IT. Oppure appoggiarsi ad un provider o un fornitore di servizi che a sua volta è accreditato al Sistema di Interscambio e fornisce il proprio codice destinatario ai suoi clienti. In questo modo accedendo ad esempio ad un portale web con il proprio nome utente e password si avrà la possibilità di visualizzare tutte le fatture elettroniche che abbiamo ricevuto.
D: Se devo fare una fattura ad un soggetto privato senza partita iva, come faccio?
R: Basta fare una fattura come ad un altro qualsiasi soggetto con partita iva, con la differenza che nel campo “codice destinatario” del cliente andrò ad inserire il codice 0000000. In questo modo il Sistema di Interscambio riconosce il destinatario come soggetto privato e mette la fattura a disposizione del cliente nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Al cliente consumatore finale poi posso fornire copia stampata o in PDF della fattura per una sua migliore ed immediata leggibilità a prova dell’acquisto effettuato.
D: devo fare la fattura elettronica anche ai clienti all’estero?
R: L’obbligo di fattura elettronica è previsto solamente per i soggetti stabiliti, identificati e residenti in Italia. Per i soggetti esteri non ho l’obbligo di emissione di fattura elettronica, tuttavia per evitare di avere due tipologie di fatture differenti (elettroniche per l’Italia e analogiche per l’estero) posso emettere efattura anche nei confronti dei soggetti esteri andando ad inserire come codice destinatario il valore “XXXXXXX”. Il Sistema di Interscambio riconosce che il destinatario è un soggetto estero e non provvede all’inoltro, ma registra ed acquisisce la fattura. Al cliente poi potrò inviare copia della fattura in formato PDF come ero sempre solito fare.
D: posso utilizzare la PEC per la ricezione delle fatture?
R: si è possibile, tuttavia a mio avviso è la modalità più scomoda perchè via PEC viene inviato solamente il file in formato XML della fattura, che risulta di difficile lettura per l’occhio umano. Servirebbe poi scaricare l’allegato e importare il file xml in un programma apposito che converta il formato xml in un formato più leggibile. Questo processo può rivelarsi parecchio scomodo, soprattutto nella fase di ricerca delle fatture ricevute in quanto nell’oggetto o nel testo della PEC ricevuta c’è il riferimento al fornitore, solamente il numero progressivo che il Sistema di Interscambio ha attribuito al documento. Utilizzando uno strumento di ricezione basato su codice destinatario si avrà l’immediata visualizzazione e ricerca dei documenti ricevuti.
D: come faccio a mettere il bollo da 2 euro sulle fatture elettroniche?
R: In caso di apposizione di imposta di bollo da 2 euro per le fatture senza iva di importo superiore ai 77,47 euro basta valorizzare il campo “BolloVirtuale” con il valore “SI” in fase di compilazione della fattura elettronica. Entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio si dovrà provvedere ad effettuare il versamento dell’imposta di bollo mediante modello F24 indicando nella sezione Erario il codice tributo 2501. Non è più necessario richiedere l’autorizzazione preventiva all’Agenzia delle Entrate per l’assolvimento dell’imposta di bollo in modo virtuale.
D: Cosa succede se sbaglio ad emettere una fattura?
R: La casistica si differenzia in 2 situazioni: Se l’errore in fase di emissione è dato da un errore formale della fattura, questa viene scartata dal Sistema di Interscambio e si considera non emessa. A quel punto l’Agenzia suggerisce come linea di condotta preferibile quella di riemettere la fattura, dopo averla corretta, con lo stesso numero e data del documento scartato. In alternativa, dove non fosse possibile riemettere il documento con lo stesso numero e data riemetterlo con numero e data conforme alla numerazione progressiva a cui si è arrivati, indicando un chiaro riferimento alla fattura scartata ed emettere nota di variazione interna per il documento scartato.
Nel caso invece che la fattura sia formalmente corretta, ma presenti degli errori di natura commerciale o amministrativa (ad esempio prezzo errato, descrizione errata, ecc) sarà necessario contabilizzare comunque il documento inviato (e di conseguenza quello ricevuto da parte del cliente), inviare una nota di credito a storno totale o a correzione del documento ed eventualmente inviare un nuovo documento corretto. Infatti se la fattura elettronica supera i controlli del Sistema di Interscambio questa si considera emessa, non c’è più la possibilità di rifiutare o accettare la fattura come avviene nel caso della Pubblica Amministrazione.
Queste solo alcune delle domande che mi vengono poste più spesso, in caso di dubbi o domande contattatemi pure cercherò di dare risposta a tutti i quesiti che vengono fatti.
Il nostro Studio è in grado di fornire supporto e strumenti operativi a professionisti ed aziende che hanno la necessità di implementare un sistema di fatturazione elettronica.