La Legge di Bilancio 2018 ha dato ufficialmente il via a quella che sarà una rivoluzione per professionisti ed imprese. Dal 1 gennaio 2019 infatti sarà obbligatoria per tutti la fattura elettronica.
Nel bene e nel male sarà una novità che riguarderà tutti e che spesso vedo descritta come più complicata di quello che poi si rivela nell’atto pratico.
Ma andiamo con ordine, prima di tutto, cos’è una fattura elettronica? E’ una premessa doverosa in quanto molte persone pensano che mandare una fattura in formato pdf per email sia una fattura elettronica. Sebbene nella definizione più ampia di fattura elettronica una qualsiasi rappresentazione informatica del documento ci rientra, quello che è oggetto dell’articolo (e della norma) è la fattura elettronica in formato XML inviata per mezzo del Sistema di Interscambio. Quindi abbiamo un formato unico ammesso: il tracciato xml e un unico metodo di invio: il sistema di interscambio. Qualsiasi altra combinazione delle 2 cose non sarà ammessa.
Non è una novità assoluta questa della fatturazione elettronica, infatti abbiamo imparato a conviverci da quel ormai lontano 6 giugno 2013 quando la eFattura è diventata obbligatoria per le forniture di beni e servizi nei confronti della Pubblica Amministrazione. C’è però chi con la Pubblica Amministrazione non ha mai lavorato e si trova a dover affrontare la novità, ma anche per chi era abituato ad emetterle dovrà necessariamente cambiare il suo modo di lavorare: infatti anche tutte le fatture che riceverò saranno elettroniche ed in formato xml.
Facciamo un po’ di chiarezza su alcuni punti fondamentali, che una volta chiariti ci aiuteranno a dissipare parecchi dubbi:
Il Sistema di Interscambio, è uno strumento gestito dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di ricevere il flusso di fatture emesse ed acquisirne i dati, effettua le operazioni di verifica sul file fattura (verifica che i cambi obbligatori in fattura siano presenti, che non ci siano valori errati, e che la fattura non sia stata già inviata). Una volta effettuati questi controlli di tipo formale, provvede ad inoltrare al destinatario la fattura, dandoci una ricevuta di avvenuta consegna.
Alla luce di questo primo punto possiamo subito realizzare due cose: 1 – sarà davvero difficile se non impossibile “sbagliare” una fattura, infatti campi come codice fiscale, partita iva, numero e data della fattura, sono dati soggetti ad errori in una fase di emissione fattura di tipo “manuale”, ad esempio per chi è abituato a fare le fatture con word o excel. 2 – la fattura non la invieremo più direttamente al cliente, ma all’Agenzia delle Entrate. Sarà poi premura dell’Agenzia inoltrarla al cliente. Questo fa si che tra noi ed il cliente si frappone un soggetto terzo che garantisce emissione e ricezione del documento.
Ma come fa il Sistema di Interscambio a sapere a chi inoltrare la fattura?
E’ presto detto: tra i campi obbligatori da compilare per la creazione della fattura elettronica c’è quello dedicato al “codice destinatario” è un codice che identifica un soggetto, che può essere dedicato per il contribuente o quello di un provider che fornisce il servizio, a cui poi il sistema di interscambio inoltra la fattura. Se non sono in possesso del codice destinatario posso valorizzare quel campo con il valore “0000000” ed indicare l’indirizzo PEC.
Abbiamo detto che il formato è unico, e la fattura deve essere in formato xml: per chi è abituato ad utilizzare un software per l’emissione delle fatture, sicuramente non cambierà nulla, perchè tale software verrà aggiornato entro fine dell’anno e invece di produrre la fattura in formato pdf per poi stamparla od inviarla per mail, una volta inseriti tutti i dati richiesti esattamente come abbiamo fatto fino ad ora, ci produrrà la fattura in formato xml, senza che noi dobbiamo fare nulla.
Chi invece non ha un software dedicato alla fatturazione, ma usa un semplice foglio di calcolo o ancora le scrive a mano sul blocco comprato in cartoleria dovà necessariamente fare uno sforzo e cambiare strumento: sul sito dell’Agenzia delle Entrate, previa registrazione, c’è la possibilità di utilizzare gratuitamente il sistema di emissione ed invio fattura (in questo articolo avevo già spiegato come utilizzare il servizio). In alternativa è molto più pratico utilizzare un servizio di fatturazione più completo, magari messo a disposizione dal proprio consulente.
Il discorso si fa delicato per le fatture che si ricevono: se vero è che ad oggi tutte le imprese possono già ricevere le fatture elettronice via PEC, non è detto che questo sia il sistema più pratico per gestirle. Infatti quando si riceve una fattura elettronica a mezzo posta certificata la mail che arriva è di questo tipo:
Per prima cosa non sappiamo chi è il mittente originale, il nostro fornitore, infatti vediamo solamente che ci è stata inviata da un indirizzo pec dell’Agenzia Entrate. L’oggetto non indica che è una fattura elettronica ricevuta ma semplicemente “Posta Certificata Invio file 000000xx” e inoltre non c’è un formato immediatamente visibile come ad esempio un pdf della fattura, ci sono come allegati solamente il file della fattura xml e il file dei metadati (che non ci interessa per ora). Ad ogni modo se si dovesse ricevere una fattura elettronica via PEC, ho messo a disposizione uno strumento per la facile visualizzazione e accettazione/riufiuto della fattura.
Dobbiamo cominciare ad entrare nell’ottica che le fatture per come le conosciamo, in pdf, cartacee o comunque con i loro layout grafici più o meno creativi non esisteranno più, ci saranno solamente flussi di file xml standardizzati uguali per tutti. E’ fondamentale utilizzare questa standardizzazione a nostro vantaggio, piuttosto che subirne le conseguenze: per fare questo diventa fondamentale avere un servizio di ricezione fatture elettroniche basato su codice destinatario, e non su pec, grazie al quale possiamo avere tutte le fatture ordinate, in un solo posto, facilmente consultabili e condivisibili con il consulente che registra la contabilità o addirittura direttamente importabili nel nostro programma gestionale.
ecco come si può presentare un’interfaccia di ricezione delle fatture elettroniche tramite codice destinatario:
Come si può vedere il risultato è molto più pratico rispetto alla gestione via pec delle fatture elettroniche. Posso ottenere il codice destinatario acquistando un servizio dedicato tramite un provider che fornisce il servizio, solitamente vengono venduti assieme i servizi di invio e ricezione fatture. La soluzione migliore è comunque utilizzare un prodotto che dialoghi con il gestionale dell’azienda nel caso tengo la contabilità internamente o con il gestionale del professionista che registra la contabilità.
A seconda di come la si interpreta la fatturazione elettronica può essere vista come un’opportunità per avere una gestione più efficiente del ciclo attivo e passivo di fatturazione, se vengono intrapresi quei pochi ma necessari passi per ottimizzare tutto il flusso in entrate e uscita. Oppure come un’inutile complicazione, se rimango fermo ad aspettare di subire l’ennesimo adempimento normativo e arrivare impreparato al 1 gennaio 2019.