Dal 2026 ogni esercente che accetta pagamenti elettronici è tenuto a comunicare all’Agenzia delle entrate quali POS utilizza e con quale registratore di cassa telematico (RT) li abbina. Non si tratta di un collegamento fisico tramite cavi, ma di una semplice comunicazione da fare una volta sola attraverso il portale Fatture e Corrispettivi. Eppure, nonostante la semplicità operativa, le regole che definiscono chi deve farlo, come e quando sono tutt’altro che banali.
Cosa si intende per “collegamento” tra POS e RT
Il termine può trarre in inganno. Il collegamento non richiede di connettere fisicamente il POS al registratore telematico: l’obbligo si adempie comunicando telematicamente all’Agenzia delle entrate l’associazione tra i propri strumenti di pagamento e i propri registratori. Si tratta quindi di un abbinamento logico, fatto una tantum e aggiornato solo in caso di variazioni successive.
Gli strumenti di pagamento interessati sono tutti quelli mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi: POS fisici tradizionali, SoftPOS (app installate su smartphone o tablet che accettano pagamenti contactless), piattaforme web e qualsiasi altro strumento virtuale. La guida operativa dell’Agenzia li chiama tutti genericamente “POS” per semplicità.
Attenzione a un dettaglio che spesso sfugge: il soggetto con cui l’esercente ha sottoscritto il contratto di convenzionamento (cioè chi trasmette i dati delle transazioni all’Agenzia) si chiama Acquirer e non coincide necessariamente con la banca. In fase di collegamento è necessario indicare il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer, dati che si trovano sul contratto di convenzionamento o nei report mensili. In caso di dubbio è opportuno contattare direttamente il servizio clienti dell’operatore finanziario.
L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida operativa per il collegamento, attraverso la procedura web.
Come si esegue il collegamento
La procedura varia a seconda dello strumento utilizzato per la certificazione dei corrispettivi.
Chi dispone di un registratore telematico (RT) accede alla funzionalità Gestione collegamenti all’interno del portale Fatture e Corrispettivi e abbina la matricola del proprio RT all’identificativo univoco di ciascun POS. Chi usa più punti cassa collegati a un server RT deve abbinare i POS ai soli server RT, non ai singoli punti cassa. Chi invece utilizza la procedura web Documento Commerciale on line effettua la stessa operazione direttamente all’interno di quella procedura, e in questo caso non è possibile delegare l’operazione a terzi, deve farlo personalmente l’esercente.
L’identificativo univoco di un POS fisico è la combinazione di tre elementi: la matricola del POS (terminal id), il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer. Quello di un POS virtuale è invece composto dal solo codice fiscale e dalla denominazione dell’Acquirer.
Un caso frequente e spesso sottovalutato: se l’esercente ha stipulato due contratti di convenzionamento con Acquirer diversi (ad esempio uno per i pagamenti bancomat e uno per le carte di credito) ma utilizza un unico POS fisico, deve registrare due collegamenti distinti per quell’unico dispositivo, uno per ciascun Acquirer.
Il collegamento può essere multiplo: un POS può essere abbinato a più RT e viceversa più POS possono essere abbinati a un singolo RT. Per ciascun collegamento va indicato anche l’indirizzo dell’unità locale dove gli strumenti vengono utilizzati, elemento che facilita la gestione in caso di più punti vendita.
Il portale mostra automaticamente i POS attivi nel mese di riferimento sulla base dei dati trasmessi dagli operatori finanziari. Se un POS non appare ma l’esercente ne è titolare, può inserirlo manualmente. Se appare un POS di cui non è più titolare o che ha dismesso, può dichiararlo attraverso un’apposita funzione.
Chi è escluso dall’obbligo
Non tutti gli esercenti con POS sono tenuti al collegamento. La regola generale è che l’obbligo scatta solo quando il POS viene usato per incassare corrispettivi certificati con documento commerciale o RT. Restano fuori dall’obbligo i corrispettivi relativi a distributori automatici (vending machine), alla cessione di carburante e alla ricarica di veicoli elettrici, anche se incassati elettronicamente. Allo stesso modo sono esclusi i corrispettivi per cui non vige l’obbligo di memorizzazione elettronica, come vendite di tabacchi, generi di monopolio e vendite a distanza.
Il caso più delicato è quello degli esercenti che svolgono attività miste, cioè con alcune vendite soggette all’obbligo di certificazione e altre no. La regola è questa: se il POS viene usato anche solo in parte per incassare corrispettivi soggetti a documento commerciale, il collegamento è obbligatorio per quel POS. Solo se un POS è dedicato esclusivamente a operazioni esonerate è possibile dichiararlo come tale in procedura ed escluderlo dall’elenco. Questa dichiarazione è irreversibile, e da quel momento in poi quel POS non potrà più essere usato nemmeno saltuariamente per operazioni certificate.
Chi certifica tutti i corrispettivi esclusivamente tramite fattura non ha invece alcun obbligo di collegamento.
La tabella seguente riassume i casi principali:
| Tipologia di vendite | POS utilizzato | Obbligo di collegamento |
|---|---|---|
| Solo vendite con documento commerciale | Uno o più | Sì — tutti i POS |
| Vendite con documento commerciale e con fattura (stesso POS) | Uno o più misti | Sì — tutti i POS |
| Vendite con documento commerciale e con fattura (POS separati) | Almeno 1 solo per fatture | Sì per i POS da documento commerciale; possibile esclusione definitiva per quelli solo fattura |
| Solo vendite con fattura | Uno o più | No |
| Vendite con documento commerciale e corrispettivi esonerati (stesso POS) | Uno o più misti | Sì — tutti i POS |
| Vendite con documento commerciale e corrispettivi esonerati (POS separati) | Almeno 1 solo per esonerati | Sì per i POS da documento commerciale; possibile esclusione definitiva per quelli solo esonerati |
| Solo corrispettivi esonerati o vending machine/carburanti | Uno o più | No |
Entro quando bisogna adempiere
La prima comunicazione, quella più impegnativa perché riguarda tutti i POS attivi nel mese di gennaio 2026, deve essere effettuata a partire dai primi giorni di marzo 2026. Da quella data, gli esercenti hanno 45 giorni di tempo per completare la registrazione dei collegamenti nella procedura web. La data esatta di apertura della procedura verrà comunicata con apposito avviso sul sito dell’Agenzia delle entrate.
Per i POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento va registrato tra il 6 e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione. Lo stesso termine vale per qualsiasi variazione rispetto ai dati già registrati: cambio di RT associato, spostamento del POS in un’altra sede, attivazione o dismissione di strumenti.
Tre esempi pratici per fissare meglio le scadenze a regime:
| Evento | Mese dell’evento | Finestra per la registrazione |
|---|---|---|
| Nuovo POS attivato il 19 marzo 2026 | Marzo 2026 | Dal 6 al 31 maggio 2026 |
| POS spostato in altro negozio e collegato a nuovo RT | Settembre 2026 | Dal 6 al 30 novembre 2026 |
| Variazione dei collegamenti ad aprile 2026 | Aprile 2026 | Dal 6 al 30 giugno 2026 |
Nel caso di spostamento o riassegnazione di un POS a un RT diverso, è necessario prima eliminare il collegamento precedente e poi registrare quello nuovo. Entrambe le operazioni rientrano nella stessa finestra temporale.
Un aspetto da non trascurare: i codici Ateco
L’Agenzia delle entrate verificherà la coerenza tra i dati delle transazioni elettroniche comunicati dagli Acquirer e i corrispettivi giornalieri dichiarati dall’esercente. Eventuali scostamenti saranno valutati tenendo conto dell’attività concretamente svolta, identificata tramite il codice Ateco. È quindi importante che gli esercenti verifichino, nell’area riservata del Cassetto fiscale, che i codici Ateco registrati corrispondano effettivamente alle attività svolte, e che comunichino tempestivamente qualsiasi variazione.
In sintesi: cosa fare subito
Chi ha un POS e un registratore telematico deve verificare di avere a portata di mano il contratto di convenzionamento con l’Acquirer o il report mensile dell’operatore finanziario per ricavare il terminal id e il codice fiscale dell’Acquirer. Chi ha delegato la gestione del portale Fatture e Corrispettivi a un intermediario (ad esempio il proprio commercialista) può fare effettuare il collegamento tramite il servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”. Chi usa la procedura Documento Commerciale on line deve invece fare tutto da solo, poiché quella procedura non è delegabile.
L’adempimento in sé è semplice e una tantum, ma richiede di raccogliere con attenzione i dati giusti prima di accedere alla procedura. Farlo in anticipo rispetto alla scadenza dei 45 giorni è la scelta più prudente.